こんにちわ!

コーチの皆川です。

 

よく会社で自分は全然仕事が終わっていないのに、

同期が早々と仕事を終わらせて帰っていたりしませんか?

自分は仕事が遅いわけではないのに、どうしてそんな差が生まれてしまうのでしょう。

 

今回はあなたに残業を減らして、ちょっとでも早く帰宅してもらいたいために、

仕事を早く終わらせるスゴ技をご紹介します!

 

仕事が早い人の共通点

まずは仕事が早い人の共通点をご紹介します!

仕事が早い人にはいろいろな共通点がありますが、

僕が見つけた共通点をご紹介しようと思います。

 

1日のゴールが明確

朝、来た時点で1日のゴールが明確です。

1日のゴールというのは、

 

今日はこれをやったら帰る!

 

と自分がゴールを決めている状態です。

 

ゴールを決めないと、ダラダラとたくさんの量の仕事をやることになります。

1日のゴールを決めず、早い段階で詰め込んで仕事を片付けることで

後々楽になりそうなイメージもありますが、

実は、1日のゴールをきちんと決めた方が効率が良くなるので早いです。

 

プロジェクトなどに携わっている人は尚更こういったことを意識すると変わるかもしれません。

 

優先順位が明確

仕事の優先順位が明確な人は、効率が良く、仕事が早い傾向にあります。

納期や進行状況を見て、いま何をすべきかをいつも考えています。

逆に、目の前の仕事に追われている人は、どうしても仕事が遅くなってしまいます。

 

手を抜くタスクと、しっかりとやるタスクの線引きがきちんとしている

仕事が早い人は全ての仕事において、完璧にやっているようなイメージを持たれますが、

実は、手を抜くところはとことん抜いています。

 

お客さんに直接関係のないタスクや、あってもなくても良いもの、

例えば、議事録や社内報などは内容が伝わればいいので、それほど書き方に凝ったりはしません。

 

こういった手を抜くものと、きっちりやるタスクがはっきりしている人は仕事が早いと言えます。

 

モチベーションが高い

仕事が早い人は、モチベーションが高いです。

というのも、生活のバランスがちゃんと取れていたり、

毎日、達成感を感じていたり、

プライベートも充実していたりするのでモチベーションが高い傾向にあります。

 

仕事が早い人は、自分がどんな状況だったらモチベーションが上がるかを知っている人が多いです。

 

自分の意見ははっきり言う

自分の意見をはっきり言う人は、論理的な思考を持っているため、仕事が早くなります。

なぜなら、論理的な思考を持っていなければ、意見をはっきり主張することができないからです。

また、自分の意見をはっきり言う人は、人から仕事を頼まれても断ることができます。

 

人に頼める仕事は頼む

自分より能力のある人に仕事を任せることができる人は、

その分、自分の時間を作ることができます。

 

なんでもかんでも仕事を抱え込む人は、心理学面から言うと、

人に認められたいがために、何でもできるようにならなければいけないと思う傾向にあります。

 

しかし、人は必ず完璧ではないので、何でもかんでも引き受けると、

ある分野ではとても苦手なタスクをこなさなければいけない傾向になり、

自分で自分の首を苦しめてしまいます。

 

仕事ができる人は、自分がどんなことが苦手で、その苦手な部分を補える能力を持っている人に

仕事をお願いするので、全体的な効率が上がるのです。

 

仕事を早く終わらせる考え方

仕事を早く終わらせるテクニックの前に、

考え方はとても大きく影響します。

これは心理学的な部分もあるので、そこも踏まえてご紹介します。

 

長時間労働は良くないもの

もしかして、長時間労働をしている自分に対して誇らしさとか感じてないですよね?

長時間労働するから、『自分はがんばっている』なんて思わないですよね?

長時間労働することに対して、自分に優しい言葉をかけていると、

だんだん長時間労働をすることが気持ち良くなってきます。

 

そうすると、逆に早く帰ることに罪悪感や欠乏感を感じるようになります。

長時間労働はいけないものだと感情として理解することによって、

仕事を早くすることができます。

 

仕事をこなすのではなく、会社の利益を第一に考えている

この部分は事務職をやっている人にとっては関係のない部分かもしれません。

一般的なサラリーマンが仕事をする唯一の目的は、会社の利益を上げるためです。

 

たまに仕事をただこなすだけの人がいます。

ただこなすだけでは、会社の利益は上がりません。

大切なのは、会社が良くなるにはどんな仕事をやればいいかを念頭に置くことです。

そして、その目的を達成するために最も効率が良く、最短距離でできることを考えると、

仕事がめちゃくちゃ早くなります。

 

プライベートもとことん充実させる

たまにプライベートが充実していないから、その分、仕事をダラダラとしてしまう人がいますが、

これは逆効果です。

人生とはバランスなので、仕事だけでは満たされません。

プライベートでも新しいことや、会ったことがない人に会いにいってみましょう!

プライベートが充実していると、仕事に対するやる気も湧いてきます。

 

オフとオンのメリハリをつける

やるときゃやる!抜くときゃ抜く!ってやつです。

ダラダラしているのが一番疲れるし、効率が悪いです。

メリハリをつけた毎日を送りましょう。

 

失敗してもいいと自分にOKを出す。ただし、同じ失敗はしないと決める

失敗について恐怖を感じる人はたくさんいます。

失敗は、一般的には良くないものという認識があるからです。

 

しかし、仕事を早くするには失敗は不可欠です。

むしろ、このトライ&エラーの周期が早い人ほど、どんどん仕事が早くなる傾向があります。

 

失敗に恐怖心がある人は、失敗という感情に対して何かしらの対処が必要です。

 

コミュニケーション能力が高い

コミュニケーション能力が高いと、仕事を進める上ではとても有利になります。

客先や同僚、部下や上司と、言葉たくみに仕事を頼んだり断ったりすることができるからです。

 

もし、

 

no name
あたい、、コミュニケーションが苦手だなぁ〜

と思ってる方がいれば、

知らないと損する!コミュニケーション能力を向上する簡単な克服法!も参考にしてみてください。

 

仕事を早く終わらせるテクニック

ここからは具体的で、すぐに使える仕事を早く終わらせるテクニックをご紹介します。

 

パソコンのショートカットキーを使う

パソコン作業するときにショートカットキーは使っていますか?

コピー、ペースト、保存、インターネットで新しいタブを開く、再ローディング、印刷、全選択、、、

日常的にOfficeやインターネットを使っている人は、

1日に何百回も使うものもあるんじゃないでしょうか。

 

チリも積もればうんちゃららで、このショートカットキーを使うことで、

膨大な時間の節約をすることができます。

 

ショートカットキーの内容に関してはこちらを参考にしてみてくださいね!

 

Windowsのショートカットキー一覧

Macのショートカットキー一覧

 

メールのチェックは1日2回のみ

メールを1日に何度もチェックしている人がいますが、

メールは基本的にそれほどチェックする必要がありません。

 

緊急の用事なら、電話で行った方がいいです。

または先方も緊急の内容なら電話でしてくる場合が多いでしょう。

 

よく、パソコンを立ち上げたらメールソフトをずっと立ち上げている人がいますが、

メールは朝と夕方の1日2回までにしましょう。

 

あっ、IT業界のような電話でのやりとりが一切行わないような業種は話は別です。

 

1日のゴールとスケジュールを確認する

まずはプロジェクト全体のスケジュールを確認して、

そこから逆算で、今日1日のゴールを設定します。

これを1日の始めに行い、毎日繰り返します。

ゴールを自分で設定すると、『ここまでやったら帰れる!』という線引きが明確になるので、

ゴールに対するモチベーションが上がるのと、

ゴールを達成した時の達成感がプラスアルファされて、さらにやる気に拍車がかかります。

 

Todoリストは最小限にする

Todoリストを使う人はたくさんいますが、

中には、Todoリストを作ることが目的になってしまっている人がいます。

というのも、Todoリストを作ると、ひとつひとつ潰していくのが楽しくなってしまうんです。

 

しかし、Todoリストはプロジェクトを完了させるためにあります。

無意味なTodoリストは、むしろ雑務を増やしてしまい、仕事が遅くなってしまうのです。

 

仕事が早い人は、Todoリストを最小限に抑えています。

プロジェクトを完成させるために必要なタスクだけをこなしていくのです。

 

デスクの上を最小限のものだけにする

デスクの上が整理整頓されていると、仕事が早くなるとかは聞いたことがありますか?

これは、デスクの上にあるものは、

その人がやらなければいけないと思っているものがすべて表に出ているからです。

 

『あ〜、これ後で使うかも』とか、

『これ、後で整理しよう』とか、

しばらく使わなそうなファイルを出しておいたり、

メモがたくさん書いてあるノートをそのまま出しておくと、

プロジェクトを完了させるために、本当に大切なものを見落としてしまいます。

つまり、優先順位がつけられなくなるのです。

 

なので、デスクの上は本当に必要なもの、

そして今日1日で必ず使うものだけを置いておくことが得策です。

 

それぞれのタスクの期限を決める

人は至急性がないと、ズルズルと期限を延ばしてしまうことが心理学でわかっています。

なので、期限を決めないと仕事が一向に進まなかったりします。

それぞれのタスクの期限を自分で決めてしまうことで、

仕事を早くすることができます。

 

職場でのチームの力を使えるだけ使う

同僚や上司、部下に思い切って仕事をお願いすると、

仕事を早くすることができます。

 

先ほど、一般的なサラリーマンが仕事をする唯一の目的は、

会社に利益を上げることだとお伝えしました。

会社に利益を上げるためには、他の人に仕事をお願いすることが得策の時もあります。

そこはうまく見極める力が必要です。

 

すべて完璧にやらない

すべてを完璧にやるということは、優先順位がついていない状態になります。

優先順位は仕事を早くする上で、とても重要なポイントになります。

なので、優先順位が低いものに関しては完璧にやらない方が、

仕事が早く進むのです。

 

できない仕事は断る

できない仕事は思い切って断った方がいいです。

できなくても、これをやれば自分は成長できるとか、

あえてできないことをやる時はいいかもしれませんが、

明らかにできなくて、しかもそれが何日もかかるようなタスクなら、

断った方がいいかもしれません。

 

その時は他のできる人に頼みましょう。

 

まとめ

仕事を早くする方法をご紹介してきました!

仕事が早くなれば、メリハリのある毎日を過ごすことができ、

仕事にやりがいが持てたり、毎日のモチベーションが上がったりします。

 

ぜひ、この記事の方法を使って、毎日の仕事をやりがいのある仕事に変えて欲しいと思います。

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