時間がない!!と嘆く人のための、あっ!と驚くカンタン時間管理術

   

こんにちわ!

コーチの皆川です。

毎日、仕事が忙しくて忙しくて時間がない!なんて嘆くことありませんか?

なぜか、すごく忙しくして色々なことをやっているのに時間ができない。

そんなことで困っている人へ、あっ!と驚くカンタン時間管理術をご紹介します!

 

時間を作るための大きなポイント

時間がない!という人のための、タイムマネジメントをするための本や、

手帳なんかは、とてもたくさん出ていますよね?

色々とそういった道具を試してきた人も多いんじゃないでしょうか。

でも、そういったスキルや道具だけでは、時間を作ることはなかなか難しいです。

それは、時間を作るためにあることを意識しなければいけないからなんです。

 

忙しくしている人ほど、時間が作れない理由

あれこれと忙しい人ほど、なぜか時間が作れない人が多いです。

忙しくしていれば、やることが早く終わり、

逆に時間ができるイメージがあるという人も多いです。

 

でも、やたら忙しい時って、いろいろなことを同時進行でやったり、

全部が中途半端なままだったり、それが原因でエネルギーが分散していたりします。

時間を作る人は、どんなにやることがたくさんあっても、

どこかしら気持ちに余裕を持っています。

 

時間がない人は、どれぐらいの時間が必要なのか?

まず、時間がないと思っている人は、あとどれぐらいの時間が必要なのか、

明確にしてみると、必要な時間を作りやすくなります。

 

「時間がない!時間がない!」と言っておきながら、

あとどれだけ時間があっても、何もやることが終わらないなんていう人も多いのです。

 

増やすことよりも減らすことに重点を置く

時間を作る上で、見落としてしまいがちなのは、

やることを増やすのではなく、やることを減らすことに重点を置くことです。

 

時間は平等に1日24時間しかありません。

いま現在、24時間のうちで時間がないと感じてしまうなら、

今やっていることの何かを削ることによって、時間を作ることができます。

 

やることを整理するために、Todoリストを作ったりする人がいますが、

Todoリストを作ることによって、逆にやることを増やしてしまい、

時間が作れなくなってしまう人も多いのです。

やるべきことは最小限に抑えるようにしましょう。

 

時間が足りなくなってしまう理由

ここからは時間が足りなくなってしまう具体的な理由をご紹介します。

もしかしたら、あっ!と気付くようなことがあるかもしれません。

 

すべて完璧にやらなければいけないと思い込んでいる

時間がない人の特徴として、すべてのやることを完璧にやらなければいけないと

思い込んでいる場合があります。

でも、仕事でもなんでも完璧にやらなくてもいいことも必ずあるはずです。

 

何でも完璧にやらなければ気が済まないという人は、

手を抜くということに挑戦してみましょう。

 

同時進行でタスクを行っている

同時進行で色々なことをやっていると、全て中途半端になり、

逆に時間がかかることがあります。

特に多いのは、1つのタスクで途中で進まなくなったり、

面倒な作業を抱えてしまうと、別のタスクに手をつけ始めるというパターンです。

 

タスクはなるべく1つに集中した方が頭の切り替えも少なくて済むので、

同時進行はなるべく避けるようにしましょう。

 

寝不足でパフォーマンスが落ちている

いくら忙しいからと言って、寝不足になってしまうと逆に効率が下がって、

時間がかかってしまうことがあります。

これ、昔の僕です(汗)

 

時間をかければタスクを完了させることができると思い、

夜遅くまで仕事をしてしまったり、遅くまで考えごとをしていたりすると、

寝不足になってしまいます。

 

世の中には短眠法とか、隙間時間で睡眠時間を分散させる方法などもありますが、

それをマスターする時間を取るぐらいなら、

しっかり睡眠を取って、効率よくタスクを終わらせるという方法が良いんじゃないかと、

僕個人は思っています。

 

優先順位をはっきりさせていない

これは、タスクを同時進行で進めてしまう人に多く見られる傾向なのですが、

やることに優先順位をつけていない人が多いです。

優先順位をつけるポイントとしては、

 

  • タスクの重要度
  • 期間
  • 人に頼めるタスク

 

この3つを見て、順番をつける必要があります。

優先順位をつけると、やらなくていいことも見えてくるので、

必ずタスクには優先順位をつけましょう。

 

詳しくは、誰でもカンタンな時間を作る方法”でご紹介します。

 

デスクの上が散らかっている

仕事のデスクの上が散らかっている状態は、

頭の中で、重要なことと重要でないことの整理がついていない状態です。

仕分けが出来ていれば、重要でないことは引き出しの中にしまうことができ、

重要なことや至急対処しなければいけないことは、目のつくところに物が置いてあります。

 

「いつか使うかもしれない」と思ってデスクの上に物を置いておく人もいますが、

”いつか”という期限はないので、そういったものは引き出しの中に閉まってしまいましょう。

 

メールや電話にはすぐに返信しなければいけないと思っている

メールの返信や電話の折り返しは、早くしなければいけないと思っている人もいるようですが、

実際には遅くても構いません。

メールの返信や電話の折り返しは、いま自分がやっている作業の手を止めて、

相手に反応する必要がありますよね?

 

そうすると、いま自分が波に乗ってやってることを中断することになるので、

結果的にひとつのタスクを終わらせるのに時間がかかってしまうのです。

 

メモをしない

メモはやることやアイディアを書き出すのに、とても有効です。

例えば、すべて記憶しようとすると、あとで思い出すのに時間がかかったり、

大事なことも忘れてしまう可能性があります。

 

それと、コーチとしての僕のオススメは自分の感情のメモです。

自分がどんなことで怒っているのか、どんなことが楽しいのか、

どんな時に充実していると感じるのか。

そういったことを日常的にメモしていくと、自分の感情をうまく使いこなして、

それを仕事やタスクへのモチベーションに繋げることができます。

 

残業をする自分を誇らしく思ってしまっている

厚切りジェイソンさんが、以前、日本の残業制度は、

仕事を非効率化させているとという批判している記事を読んだことがあります。

▶︎『日本企業は仕事を効率悪くやる人にご褒美』

 

この記事を見た時、僕も最もだな!と思いました。

長く会社にいた方が、仕事を頑張っていると評価されたり、

定時で帰れないという日本独自の空気は、本当におかしいとフツフツ感じています。

 

no name
本当はこんな残業、あんまり意味ないってみんな気づいてるのよね〜

 

人によっては、それで自分を誇らしく思ってしまったり、

「私、仕事がんばってるな!」って思えると感じる人もいるようです。

 

この誇らしさを手放さない限りは、時間を作ることがなかなかできません。

 

スキマ時間を埋め尽くしている

よく通勤中などにスキマ時間を使って、自分磨きをするために読書をしたり、

英語の勉強をしたりしている人を見ますが、

これはやりすぎると逆効果です。

 

現代人は何かと忙しいので、こういったスキマ時間を使って

何かをやろうとするという傾向があります。

ちょっとしたスキマ時間がムダだと思う傾向にあるということですね。

 

でも、本当はボーっとする時間が脳に良い効果をもたらすということをご存知ですか?

 

実際に、学習をしたり仕事をしたり、意識的に何かをやっている時は、

脳全体の5%程度しか使われていません。

他の20%は脳細胞のメンテナンスに使われ、

残りの75%は何もせず、ボーっとしている時の活動に使われているのです。

この活動のことをデフォルト・モード・ネットワークといいます。

 

このデフォルト・モード・ネットワークを行っている時は、自分の中の情報を整理したり、

自分自身のことを考えたり、ストレスを発散したりします。

このデフォルト・モード・ネットワークを使うことによって、

他のタスクの効率が上がるのです。

 

ボーっとする時間を効果的に作り出す時間こそが、

通勤中などのスキマ時間です。

 

人に誘われたイベントに全て参加している

会社の飲み会や、ただの付き合いの女子会のような

人に誘われたイベントに毎回参加していると、

当然のことながら、自分が欲しいだけの時間が作れません。

 

これは参加するのがいけないというよりも、

人から誘われたら断れないという心理的な問題があるケースが多いです。

よくコーチングでも扱われれるテーマです。

 

誰でもカンタンな時間を作る方法

では、ここからはサクっと誰でも簡単に時間を作れる方法をご紹介します。

ワーク形式でご紹介するので、実際に試してみてくださいね。

 

優先順位をハッキリさせる

とても大切なのは、優先順位をはっきりさせることです。

仕事上のタスクが原因で時間がない状態なら、

仕事上での優先順位をつけ、

プライベートなどで、時間がないということであれば、

自分の中で一番大切なことを基準として優先順位をつけなければいけません。

 

下に時間管理のマトリックスというツールを用意したので、

ぜひ取り組んでみてください。

 

時間管理のマトリックス

タスクなどの優先順位をつける時の時間管理のマトリックスというものをご紹介します。

これは、7つの習慣という本に書かれている内容で、ご存知の方も多いかもしれません。

 

完訳 7つの習慣―人格主義の回復
完訳 7つの習慣―人格主義の回復

スティーブン・R・コヴィー (著), フランクリンコヴィージャパン (翻訳)

 

時間管理のマトリックスは、仕事や私生活での行動を4つの領域に分けたものです。

%e3%83%9e%e3%83%88%e3%83%aa%e3%83%83%e3%82%af%e3%82%b9

4つの領域は以下の通りです。

 

1)至急であり、重要である

至急であり、重要であることとは、仕事で言えば、

急な電話対応、クレーム対応、期限の迫ったタスク、

あとは、病気や事故の対策などを指します。

人が一番優先しやすいイメージしやすい事項です。

 

2)至急ではないが、重要である

至急ではないが、重要な事項でいえば、

自分にとってプラスになる人脈作り、自分磨き、

将来の計画や、資格取得、1日の仕事のプラン設計など。

誰もが”やった方がいい”と感じながら、先延ばしにしてしまう事項のことを言います。

 

3)至急だが、重要でない

至急ではないが重要ではないことと言えば、

例えば、メールの返信、雑務や、

会社での飲み会の誘いなどを指します。

 

4)至急でもないし、重要でもない

至急でもないし、重要でもないことと言えば、

暇つぶしで見ているTVや、とりとめのない長電話、

待ち時間などを指します。

 

もっとも優先順位を上げる必要があるのは、”2)至急ではないが、重要なもの”

時間がない!と嘆いて、なかなか時間が作れない人は、

①の至急であり、重要であること③の至急でもないし、重要でもないことをつい優先させてしまい、

そのストレス発散に、④の至急でもないし、重要でもないことをしてしまっている傾向があります。

 

でも、時間を作るためにもっとも優先順位を上げる必要があるものは、

②の至急ではないが、重要なことです。

それと同時に④の至急でもないし、重要でもないものに対しての時間を下げる意識を持つと、

驚くほどに時間を節約することができます。

 

まとめ

 いかがだったでしょうか。

時間がない!という人に向けて、時間を作る方法をご紹介してきました。

いきなり今までの習慣を変えることは難しいと感じるかもしれませんが、

ぜひ、本当に必要な自分のための時間を作って、

素敵な毎日を送ってほしいと思っています!!

この記事が気に入ったら
いいね!しよう

Twitter で

 - 仕事のスキル ,